Во многих организациях сотрудники используют автомобиль для выполнения служебных заданий. Самая простая форма учёта затрат топлива – это предоставление работником ежедневной отчётности по данным одометра перед выездом на маршрут и после возвращения, длину пробега в км и чек с АЗС. Эта схема приводит к большой путанице в бухгалтерском учёте, появлению возможности менять цифры в отчёте ради личной наживы. Чтобы грамотно бюджетировать и контролировать данную статью расходов, компания приобретает топливные карты https://card-oil.ru/ корпоративного типа и передаёт полный контроль бухгалтерии.
Для контроля за расходами топлива делается следующее:
1. Составляется маршрутизация всех, кто использует служебное топливо. В неё входят: ежедневный маршрут с указанием всех попутных адресов парковки, время выезда и возвращения, общий пробег в км, марка автомобиля, объем двигателя, год выпуска.
2. Исходя из нормы расхода топлива, соответствующей выбранному автомобилю, бухгалтерия рассчитывает лимиты - необходимое количество топлива на каждый день и на месяц.
3. Компания заключает с оператором выбранной сети АЗС договор по обслуживанию корпоративных карт. Заказчик получает в программе личный кабинет, куда вводятся все стартовые данные пользователей карт, их лимиты. Карты выдаются пользователям.
4. Бухгалтерия ежемесячно оплачивает определенное количество топлива, перечисляя на счёт оператора соответствующую условиям договора сумму.
5. Заправку автомобиля сотрудник оплачивает выданной картой, а в личном кабинете организации появляется информация о сотруднике, заправленном объёме, виду топлива, снятой со счёта сумме, адресу АЗС, дате и времени заправки.
Компания получает хорошо контролируемую схему по расходу топлива, возможность вести статистику и планирование, а также:
Использование корпоративных топливных карт является профессиональным управленческим решением с достижением грамотной организации и контроля за расходами всех видов топлива.
|